Подготовка школы к началу учебного года: расписание, база, CRM за 5 шагов

Контекст: молодая школа с отстроенной системой

Анна Свинцова — основатель языковой школы Today в Перми. Школе 5 лет, и за это время Анна выстроила систему, в которой август — не аврал, а спокойный запуск по чёткому плану. Параллельно Анна занимается наставничеством для собственников школ и ведёт канал Teaching and Learning Tips.

На эфире в сообществе «BigBen Беседка» Анна поделилась пятью конкретными шагами, которые её команда выполняет каждый август. Ничего революционного — но именно последовательность и дисциплина дают результат: группы укомплектованы к 1 сентября, наполняемость стабильно 6-8 человек, а часть групп стартует ещё до конца августа.

Шаг 1. Расписание — в начале августа

Первый и ключевой шаг — составить расписание на новый учебный год в первых числах августа. Не в сентябре, когда родители уже выяснили смены и кружки, а заранее — чтобы школа диктовала условия, а не подстраивалась.

Логика проста: у школы Today уже есть данные за предыдущие годы — когда занимаются дошкольники, когда первоклашки, какое время подходит взрослым. Расписание строится на основе этого опыта, а не на основе пожеланий каждого отдельного родителя. Когда родитель приходит заключать договор, ему сразу предлагают конкретные варианты — и он выбирает из того, что есть.

Возражение «мы не знаем смену» Анна снимает просто: первоклашки почти всегда в первой смене, а если что-то изменится — ребёнка переведут в другую группу. Главное — взять оплату и зафиксировать место. Подробнее о том, как формировать группы по возрасту и уровню, мы разбираем в отдельном материале.

Важный нюанс: Анна признаёт, что школа потеряла около 10 учеников за прошлый год из-за жёсткого расписания — им не подошло время, и отдельную группу ради них не открывали. Но при этом все остальные группы были полностью укомплектованы и работали стабильно весь год. Это осознанный выбор: система абонементов работает лучше, когда группы полные.

Шаг 2. Работа с базой — всё лето на связи

Второй принцип: не отпускать клиентов на три месяца. Школа Today поддерживает контакт с учениками всё лето через три уровня вовлечения. Все задачи мая-августа в одном документе — чеклист «Старт года».

Идея не в продажах — а в «эмоциональном банке». Школа не пишет «у нас акция, купите», а дарит пользу: чек-лист с ресурсами для практики английского летом, подборки по детской психологии, развивашки в стиле Монтессори. Человек может и не воспользоваться материалом, но положительная эмоция остаётся.

Отдельно Анна запускает продажу нового учебного года уже в мае. С 20-х чисел апреля команда из трёх менеджеров начинает заключать договоры на сентябрь и брать оплату за первый месяц. Те, кто оплатил раньше, получают приоритет при выборе времени в расписании — это честная мотивация без скидок. Подобная сезонная маркетинговая стратегия позволяет прогнозировать наполняемость задолго до сентября.