Переход от ручного управления к системе: 10 инсайтов руководителя

Контекст: рост в 8 раз и кризис управления

Александр Алёшечкин руководит научным лагерем «Интеграл» в Волгоградской области уже 15 лет. Пришёл в проект ребёнком, прошёл все ступени — комиссар, вожатый, организатор — и в 2013 году стал руководителем. Параллельно с лагерем 7 лет развивал сеть центров робототехники: всероссийские и международные соревнования, призовые места в регионе.

Точкой перелома стал кратный рост: организация выросла в 8 раз за полтора-два года. С бюджета в 5 миллионов — до 50. Вместе с цифрами пришли проблемы, которые невозможно решить старыми методами. Главный вывод, который Александр привёз с форума руководителей программных лагерей в Санкт-Петербурге: руководитель обязан построить систему управления — иначе он сойдёт с ума.

Ниже — 10 инсайтов, которые Александр собрал из практики и форумов. Каждый из них применим к языковым школам и детским центрам так же, как к лагерям.

Инсайт 1. При росте у руководителя меняется роль

Если раньше вы были капитаном самолёта, то теперь вы руководитель авиакомпании. Нужно ответить себе на два вопроса: от чего отказаться? И что начать делать вместо этого? Александр выписал все роли, которые совмещал: финансист, стратег, модератор процессов. И понял, что часть из них физически невозможно тянуть на новом масштабе.

Вторая проблема — команда по инерции продолжает приходить к вам со всеми вопросами. Даже если вы проговорили изменения, люди автоматически идут к тому, кто «всегда решал». Перестройка восприятия — отдельная задача, которая требует контрольных точек и терпения. Подробнее о передаче задач — в статье «Делегирование в школе: что отдавать первым».

Инсайт 2. Передавайте не только задачи, но и ответственность

Ключевой капкан при делегировании: люди не так охотно принимают ответственность, как кажется. Простой специалист стал руководителем отдела — а он вообще готов за кем-то следить, решать конфликты, развиваться?

Как Александр решает эту проблему: просит сотрудника оцифровать свой день. Из 8 задач две потерялись? Факт зафиксирован. Не руководитель обвиняет — сам человек видит пробел. Дальше — внедрение инструментов: Google Календарь, CRM, чек-листы. Через аргументы и факты, а не через давление. О системном выходе из операционки — отдельный материал.

Когда количество мелких задач переваливает за 100, за 200, за 1000 на одного человека — это невозможно. Единственный путь: передавать блоки, оставлять за собой критические точки контроля. А тех, кто берёт ответственность, — хвалить и премировать, чтобы люди понимали: они не винтики в системе, а те, кто её создаёт.

Инсайт 3. Найдите свои «лакмусовые бумажки»

У Александра раньше во всех соцсетях и рекламных материалах был указан личный номер телефона — вторым, после офисного. Если родитель звонил на личный — значит, в процессе что-то сломалось: офис не отвечает, администратор ушёл на обед, телефон на молчании в разгар сезона.

Покопайтесь в своём направлении: наверняка есть несколько таких «лакмусовых фишек». Если флажок загорается — где-то нужно посмотреть повнимательнее, найти узкое место и исправить.

Инсайт 4. Выделяйте время на то, чтобы думать

Психологический капкан руководителя: ты постоянно чем-то занят, мелкие и крупные задачи поглощают всё время. Не остаётся ни сил, ни ресурса задать себе главный вопрос: а мы вообще куда идём?

Александр провёл для себя несколько стратегических сессий. Нарисовал на доске следующие 5 лет: направления, идеи, возможности. Одна из идей — CRM для детских лагерей (они уже сделали свою в Битриксе). Посчитал глубину рынка — 30 миллионов. Прикольно на год-два, но в перспективе 10-15 лет — направление не масштабируется. Подробнее о технике стратегических сессий — в интервью с Натальей Полыгаловой.

Сейчас Александр внедряет правило: один день в неделю — без офиса, без телефона. Гулять, размышлять, записывать поток мыслей. Первые итерации могут быть пустыми, но через количество обязательно придёт качество. «Я вам как математик в прошлом говорю», — шутит он. О проблеме выгорания руководителя и способах восстановления — отдельная статья.