День открытых дверей: как организовать и продать 50 абонементов за день

Контекст: почему День открытых дверей, а не просто пробные уроки

Каждый август руководители языковых школ стоят перед одной и той же задачей — набрать учеников на новый учебный год. Кто-то запускает пробные уроки, кто-то рассылает листовки. Но есть формат, который позволяет продать десятки абонементов за один день: День открытых дверей. Екатерина Кузурманова, собственник сети Sweet Home в Тюмени, и Анна Алтухова, собственник English2Go в Иванове, провели такое мероприятие — и получили 50 оплаченных договоров за день.

Главный страх руководителей — «всё придётся тащить на себе». Именно эту проблему решают спикеры: их подход построен на том, чтобы подготовку полностью делегировать команде. Руководитель лишь задаёт вектор и контролирует выполнение раз в два-три дня.

Зачем нужен День открытых дверей: 5 целей

Прежде чем погружаться в подготовку, важно понимать, что это не просто праздник для текущих учеников. Это промо-мероприятие с чёткими бизнес-целями. Екатерина выделяет пять причин, ради которых стоит проводить День открытых дверей каждый год.

Отдельного внимания заслуживает работа с клиентской базой. У каждой школы есть лиды, которые когда-то интересовались, но так и не пришли. День открытых дверей — идеальный инфоповод, чтобы позвонить и сказать: «Будет классное мероприятие, мы вас ждём, приходите». Подробнее об управлении базой через CRM мы рассказываем в интервью с практиками.

Когда проводить: выбор даты

Анна рекомендует конец августа — первые выходные сентября. Логика простая: к этому времени семьи вернулись из отпусков и начинают искать кружки и секции. Но есть нюанс — не пересекаться со школьными линейками и другими мероприятиями в городе.

Екатерина всегда выбирает последние выходные августа — субботу, не воскресенье. Причина практическая: если провести в воскресенье, сотрудники начнут новую рабочую неделю уставшими. А если хорошо раскачан маркетинг, дата вообще не так важна — люди придут хоть в июле, если позиционировать мероприятие как большой тематический праздник, а не как сухой «день открытых дверей». Подробнее о том, как работать с сезонностью в маркетинге, мы рассказываем в отдельной статье.

Подготовка: 7 шагов руками команды

Ключевая идея Екатерины и Анны — руководитель не должен тащить подготовку на себе. Всё делается через делегирование: академическому директору, старшему администратору, преподавателям. Руководитель задаёт вектор и контролирует. Компактный чеклист ДОД — для распечатки и работы на месте.

На первом этапе собирается вся команда — преподаватели, администраторы, академический директор. Придумывается концепция: тематические мероприятия заходят лучше, чем «просто день открытых дверей». У Екатерины, например, был «Дикий-дикий Запад» — помещение украшено в стиле, преподаватели в ковбойских шляпах и клетчатых рубашках, все активности обыграны в теме.

Затем каждый преподаватель получает шаблон для описания своей активности и составляет мини-смету. Все сметы сводятся в одну большую — и руководитель видит полную картину расходов.