Встречи с командой языковой школы: форматы и традиции, на которые приходят

Почему договора и должностной инструкции недостаточно

Светлана Ярмоц 15 лет руководила офлайн-школой BigBen в Камышине, а сейчас ведёт команду онлайн и модерирует сообщество EduGrowth. Эфир 27 ноября она построила вокруг одной мысли, которую повторяла на протяжении почти двух часов.

Формальности — договоры, должностные инструкции, регламенты — задают рамку, но саму команду они не строят. Строит её общение: то, как часто руководитель встречается с людьми, о чём говорит и что делает, чтобы на эти встречи приходили. Дальше — именно об этом: какие форматы встреч использовать, как добиться того, чтобы на них не было пустых стульев, и какие традиции держат команду вместе, когда мотивационных бесед уже недостаточно.

Управленческая часть этой роли — не про контроль по чек-листу из должностной инструкции. «Проконтролировать, подсказать, где-то пожурить, где-то похвалить, но в любом случае — чтобы взаимодействовать друг с другом», — так Светлана описывает повседневную работу руководителя с командой. Из этого же принципа вырастает и то, как школа показывает себя клиентам: фотографии, которые Светлана использует в презентациях и в продвижении школы, — снимки из архива BigBen, без стоковых картинок. По её наблюдениям, в продвижении ВКонтакте лучше всего заходил простой кадр без постановочных креативов: вывеска школы с британским флагом и реальные люди, которые ждут учеников в этом помещении — те самые, кто будет заниматься с их детьми.

Три секрета против пустых планёрок

Знакомая ситуация: руководитель готовится к встрече, а приходят двое из пяти. Светлана сталкивалась с этим на собственном опыте и вывела рабочую схему на основе фиксированного расписания.

В школе Светланы все общие встречи с командой шли по средам, и каждая неделя месяца отвечала за свой формат: первая среда — BigBen Breakfast, вторая — методическая встреча, третья — рабочая планёрка, четвёртая — по обстоятельствам, праздник или ничего. Ключевое условие: с 10 до 12 в среду преподаватели и администраторы заранее не планировали ничего постороннего — ни уроки, ни репетиторство, ни личные дела.

Второй секрет — расписание встреч публикуется заранее и фиксируется в рабочем чате: устная договорённость на прошлой планёрке до части команды просто не доходит. Третий секрет — напоминание за день до встречи с деталью: какой вопрос разберут, будет ли чай с пирогом. У методиста Светланы это работало на практике: часть команды пропускала встречи из-за загруженности, и напоминание снимало эту причину. С этим же напрямую связана текучка в команде — сотрудник, который системно не попадает в контур общения школы, раньше выпадает и из неё самой.

Восемь форматов встреч и когда какой нужен

Светлана перечислила форматы, которые применяла под разные задачи и обстоятельства — это меню, из которого выбирают под конкретный случай.

• Методические встречи. Самый распространённый формат. Темы выбирает сама команда голосованием в начале полугодия — Светлана подготовила для участников эфира список примерно из 15 тем для преподавателей английского. Проводить может не только руководитель, но и методист или старший преподаватель — так формат не выгорает.
• Рабочие встречи (планёрки). Подготовка к экзаменам, мотивация учеников, итоги перед Новым годом. Могут собирать всю команду или только администраторов — в зависимости от повестки.
• Стратегические встречи. Реже — раз в квартал, полгода или год. Круг участников уже: управляющий, старший администратор, методист. Меньше двух участников — уже монолог руководителя, минимум для встречи — два человека.
• Тренинги. Не обязательно с дорогим приглашённым экспертом — школы могут обмениваться тренингами друг с другом. Здесь же полезен разбор с психологом, если в команде копится конфликт между преподавателями и родителями.
• Брейнштормы. Формат для подготовки к сезону — например, к детским летним площадкам на базе школы. Правило одно: модератор не доминирует и даёт высказаться каждому.
• One-to-one встречи. Дважды в год — индивидуальная встреча с каждым сотрудником отдельно от общих собраний. Формат требует подготовки: заранее понять, что волнует человека, и знать, как использовать эту информацию дальше. Разбор вопросов для такой встречи — в уроке Академии про one-to-one.
• Тимбилдинг. Необязательно приглашённое мероприятие — можно организовать своими силами. Смысл — в доверии: чтобы преподаватели без раздумий подменяли друг друга при накладках с уроками.
• Праздничные встречи. Не формальный корпоратив «потому что так у всех», а часть жизни команды — про эти форматы отдельно ниже.

С приглашённым экспертом для тимбилдинга Светлана советует быть осторожной: в команде BigBen CRM был случай, когда пригласили внешнего специалиста, а сходство ценностей и принципов не сложилось — «команда его не приняла», как бы качественно он ни доносил информацию. Прежде чем звать кого-то со стороны, полезно заранее познакомить с ним команду или убедиться, что его подход совпадает с тем, как принято работать внутри школы.