Как языковой школе пройти низкий сезон и заработать до весны

Низкий сезон бьёт по кассе в январе-феврале

Светлана Ярмоц 15 лет управляла школой BigBen в Камышине, а с 2018 года ведёт онлайн-проекты и учит других руководителей систематизировать школу. Эфир она открыла с того, что после новогодних праздников расслабление у команды затягивается: ёлки и корпоративы позади, а собрать людей обратно в рабочий ритм получается не сразу.

При этом касса ведёт себя иначе, чем настроение: аренда за январь выставляется в полном объёме, ученики и преподаватели по очереди уходят на больничный, кто-то из семей возвращается с каникул только к концу месяца. Руководителю в этот момент приходится закрывать и приём звонков на ресепшене, и поиск замены заболевшему преподавателю — обычно одновременно.

Второй момент, о котором Светлана предупреждает отдельно, — эмоциональная пустота после декабря. В декабре школа проводит ёлки, адвент-календари, готовит подарки и мастер-классы, украшает офис и фотозону, а после Нового года всю эту предпраздничную работу приходится сворачивать. Команда выходит из отпуска в пустой офис, весна ещё далеко, а планировать лето нужно уже сейчас.

Свой путь в языковой школе Светлана описывает как последовательный рост изнутри профессии: начинала преподавателем, потом сама была менеджером, администратором и бухгалтером, а за 15 лет управления школой BigBen в Камышине довела дело до трёх филиалов и статуса самой крупной языковой школы города с образовательной лицензией. У неё был статус социального предпринимателя, школа была известна в городе с хорошей репутацией, а сама Светлана с 2018 года стабильно выступает на онлайн-конференциях, ведёт вебинары, курсы и мастер-классы. Сейчас она живёт в Дананге, во Вьетнаме, занимается только онлайн-проектами: помогает развивать CRM и мобильное приложение для школ — продукт, выросший из её собственной языковой школы, — и модерирует экспертное телеграм-сообщество EduGrowth.

Деньги: фиксированный платёж вместо счёта по урокам

Первую ошибку сезона Светлана называет так: «Конкретно ошибка номер один — это когда мы с вами формируем счета за оплату обучения по количеству уроков». В феврале, где праздничных дней меньше, а в марте, где их больше, сумма счёта каждый раз получается разная, и администратору приходится объяснять родителю, почему в этом месяце школа просит больше или меньше денег.

Решение, которое она предлагает и которое уже используют часть слушателей эфира, — фиксированная система абонементов: родитель платит одну и ту же сумму каждый месяц независимо от количества занятий, а расхождения — недоданные или сверх нормы уроки — школа выравнивает сама в течение года. Администратору не нужно каждый раз пересчитывать месяц, родителю — сверять число уроков со счётом.

Третья ошибка сезона — школа теряет деньги на перерасчётах из-за болезни ученика, если система отработок нигде не зафиксирована и обсуждается с каждой семьёй заново. Правило Светланы: «Самое главное, чтобы любая система отработок или перерасчетов, которую вы используете, была озвучена заранее родителям, когда вы заключаете с ними договор». При этом в самом договоре условия лучше не прятать — он большой, и родители его почти не читают. Вместо этого школа готовит короткую памятку на минуту чтения: родитель знакомится с ней при заключении договора и расписывается «ознакомлен», а после Нового года памятку можно разослать ещё раз как напоминание.

Переговоры по отработкам и перерасчётам в её школе ведёт администратор: у него есть закреплённые правила, на которые можно сослаться, и это снимает давление лично с директора школы. Для уважительного пропуска Светлана рекомендует запрашивать подтверждающий документ — справку из больницы, билеты на соревнования или поезд — и прописывать это условие в памятке заранее, чтобы каждый раз не решать вопрос отдельно с каждой семьёй.

Аренда и финансовая подушка безопасности

Вторая ошибка — платить арендодателю по полной ставке именно в месяцы спада. У той же площади в низкий сезон меньше групп и меньше учеников на занятие, а аренда выставляется как в сентябре. Светлана рассказала свой опыт переговоров: «Я ходила к арендодателю, и мы на летнем месте договаривались. Он просто нам делал скидку». Скидка 10–15% не закрывает разрыв целиком, но заметно облегчает месяцы, когда группы недоукомплектованы — посчитать, где школа теряет на неполной группе, помогает калькулятор рентабельности.

Второй провал по аренде у языковой школы приходится не только на январь, но и на август: часть команды ещё возвращается из отпуска, а полноценные летние программы в это время уже не идут. В школе Светланы август закрывали короткими форматами на пониженной нагрузке — двухмесячным курсом-подготовкой к новому учебному году, повторением пройденного и индивидуальными занятиями, — чтобы площадь не простаивала совсем без дохода в межсезонье.

Второй инструмент — планирование заранее. Пока идёт учебный год с регулярными группами, часть выручки откладывается в резерв на месяцы спада.

Ориентир, который назвала Светлана, — откладывать 10–20% в течение сезона, когда группы набраны и работают регулярно. У языковой школы фактически два набора в год — на учебный год и на лето, — и резерв нужен, чтобы пережить паузу между ними без кредита.