Чеклист подготовки языковой школы
к учебному году
[Название школы]
Сентябрь — главный месяц набора: 40-60% годовой выручки закладывается именно сейчас. Но подготовка начинается в мае. Этот чеклист разбит по месяцам — каждый пункт привязан к конкретному периоду.
Май — аналитика и планирование
| № | Пункт | Ответственный | Срок | ✓ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Подвести итоги текущего учебного года: количество учеников, выручка, % продления, NPS | ☐ | ||
| 2 | Проанализировать причины оттока — провести exit-интервью с ушедшими (или их родителями) | ☐ | ||
| 3 | Определить финансовый план на новый учебный год: целевая выручка, количество учеников, средний чек | ☐ | ||
| 4 | Решить: менять ли цены? Если да — зафиксировать новые тарифы | ☐ | ||
| 5 | Провести аудит программ: актуальность уровней, учебных пособий, форматов | ☐ | ||
| 6 | Составить список новых направлений / форматов к запуску в сентябре | ☐ | ||
| 7 | Начать прозвон базы: действующие ученики — планы на следующий год, предварительная запись | ☐ |
Июнь — персонал и инфраструктура
| № | Пункт | Ответственный | Срок | ✓ |
|---|---|---|---|---|
| 8 | Провести индивидуальные беседы с преподавателями: кто остаётся, кто уходит, кто хочет больше часов | ☐ | ||
| 9 | Определить потребность в найме: сколько преподавателей / администраторов нужно | ☐ | ||
| 10 | Разместить вакансии на HH.ru, профильных группах, в соцсетях школы | ☐ | ||
| 11 | Провести ревизию помещений: что требует ремонта, покраски, замены мебели | ☐ | ||
| 12 | Заказать ремонтные работы (если нужны) — закончить до 20 августа | ☐ | ||
| 13 | Провести инвентаризацию учебных материалов: что есть, что докупить | ☐ | ||
| 14 | Обновить договоры с поставщиками: аренда, интернет, клининг, канцелярия | ☐ |
Июль — формирование групп и маркетинг
| № | Пункт | Ответственный | Срок | ✓ |
|---|---|---|---|---|
| 15 | Сформировать предварительные группы на основе предзаписи и уровней учеников | ☐ | ||
| 16 | Составить черновое расписание: дни, время, аудитории, преподаватели | ☐ | ||
| 17 | Провести тестирование уровня для новых учеников (онлайн или при встрече) | ☐ | ||
| 18 | Запустить рекламную кампанию «набор на сентябрь»: контекст, таргет, посты в соцсетях | ☐ | ||
| 19 | Обновить сайт: актуальные цены, программы, расписание, форма записи | ☐ | ||
| 20 | Подготовить акцию раннего бронирования: скидка за предоплату до 31 июля | ☐ | ||
| 21 | Второй прозвон базы: ученики, не ответившие в мае, + «спящие» клиенты за последние 2 года | ☐ | ||
| 22 | Провести собеседования и демо-уроки с кандидатами на должность преподавателя | ☐ | ||
| 23 | Подготовить раздаточные материалы: буклеты, визитки, расписание для раздачи | ☐ |
Август — финальная подготовка
| № | Пункт | Ответственный | Срок | ✓ |
|---|---|---|---|---|
| 24 | Финализировать расписание: утвердить группы, преподавателей, аудитории | ☐ | ||
| 25 | Опубликовать расписание на сайте, в CRM, в родительских чатах | ☐ | ||
| 26 | Провести методическое совещание с преподавателями: программы, уровни, стандарты | ☐ | ||
| 27 | Провести онбординг новых сотрудников: CRM, скрипты, стандарты школы | ☐ | ||
| 28 | Завершить ремонт: генеральная уборка, расстановка мебели, проверка оборудования | ☐ | ||
| 29 | Проверить все технические системы: интернет, проекторы, кондиционеры, касса, CRM | ☐ | ||
| 30 | Закупить учебные пособия и канцелярию на первый месяц | ☐ | ||
| 31 | Отправить напоминания всем записанным ученикам: дата начала, расписание, что взять с собой | ☐ | ||
| 32 | Провести День открытых дверей (последняя неделя августа): мастер-классы, знакомство, запись | ☐ | ||
| 33 | Третий прозвон: все, кто записался, но не внёс предоплату | ☐ | ||
| 34 | Подготовить отчёт руководителю: сколько записано, % заполненности групп, план доборов в сентябре | ☐ |
Первая неделя сентября — запуск
| № | Пункт | Ответственный | Срок | ✓ |
|---|---|---|---|---|
| 35 | Встретить первых учеников: администратор у входа, навигация, атмосфера праздника | ☐ | ||
| 36 | Провести вводное занятие в каждой группе: знакомство, правила, ожидания | ☐ | ||
| 37 | Зафиксировать посещаемость первого занятия в CRM | ☐ | ||
| 38 | Обзвонить не пришедших в первый день — выяснить причину | ☐ | ||
| 39 | Собрать обратную связь от родителей после первого занятия (через чат или звонок) | ☐ | ||
| 40 | Продолжить набор в недоукомплектованные группы: реклама, пробные уроки, акции | ☐ |
Итог
| Период | Пунктов | Выполнено |
|---|---|---|
| Май — аналитика и планирование | 7 | ___ из 7 |
| Июнь — персонал и инфраструктура | 7 | ___ из 7 |
| Июль — группы и маркетинг | 9 | ___ из 9 |
| Август — финальная подготовка | 11 | ___ из 11 |
| Первая неделя сентября — запуск | 6 | ___ из 6 |
| ИТОГО | 40 | ___ из 40 |
Критический дедлайн: расписание и группы должны быть готовы к 25 августа. Всё, что позже — уже в режиме аврала.
Автоматизируйте процессы языковой школы
BigBen CRM помогает внедрять регламенты: автоматические задачи, контроль KPI, уведомления.
Попробовать бесплатно