Регламент замен и переносов занятий
в языковой школе

[Название школы], [Город]

---

1. Общие положения

1. Настоящий регламент определяет порядок замены преподавателей и переноса занятий в [Название школы].
2. Цель регламента — обеспечить непрерывность учебного процесса и минимизировать неудобства для учеников.
3. Регламент обязателен для всех сотрудников: преподавателей, администраторов, методиста и руководителя.
4. Любая замена или перенос фиксируются в CRM-системе с указанием причины, ответственного и результата.

2. Причины замен и переносов

Категория	Примеры	Срок уведомления
Плановые	Отпуск, учёба, повышение квалификации	За 14 дней
Внеплановые	Болезнь, семейные обстоятельства	Как можно раньше, минимум за 3 часа до занятия
Форс-мажор	Авария в здании, отключение отопления, ЧС	Немедленно при наступлении

3. Алгоритм поиска замены

Администратор запускает поиск замены в следующем порядке приоритетов:

1. Приоритет 1 — штатный преподаватель того же уровня. Проверить расписание свободных преподавателей, которые ведут аналогичный курс и уровень. Время поиска — до 30 минут.
2. Приоритет 2 — штатный преподаватель смежного уровня. Преподаватель уровня ±1 (например, B1 вместо B2). Требуется согласование с методистом.
3. Приоритет 3 — преподаватель из кадрового резерва. Внештатные преподаватели, прошедшие отбор и пробный урок. Оплата — по отдельному тарифу.
4. Приоритет 4 — перенос занятия. Если замену найти невозможно — перенос на ближайшую доступную дату (не позднее 7 дней).
5. Приоритет 5 — отмена с компенсацией. Крайний случай, если ни замена, ни перенос невозможны. Занятие добавляется к абонементу.

В школах, где расписание ведётся в BigBen CRM, администратор не обзванивает коллег вручную — система сама показывает список свободных преподавателей нужного уровня на конкретное время и помечает конфликты (две группы в одной аудитории или наложение с другим уроком). После подтверждения замены зарплата за урок автоматически перераспределяется на фактического исполнителя.

4. Порядок уведомления учеников

1. Администратор обязан уведомить всех учеников группы о замене или переносе не позднее чем за 2 часа до начала занятия.
2. При плановой замене (отпуск) — уведомление направляется за 3 рабочих дня.
3. Каналы уведомления (по приоритету): мессенджер группы → личное сообщение → телефонный звонок.
4. Текст уведомления содержит: причину (без деталей), имя заменяющего преподавателя или новую дату, контакт для вопросов.
5. Если уведомление за 2 часа невозможно (форс-мажор) — администратор звонит каждому ученику лично и фиксирует факт звонка в CRM.

Если в школе используется мобильное приложение «Твоя Школа» (BigBen CRM), при изменении расписания push-уведомление уходит всем ученикам и родителям группы автоматически — администратору не нужно писать в каждый чат вручную.

4.1 Шаблон уведомления о замене

«Добрый день! Сообщаем, что занятие [дата, время] в группе [название] проведёт преподаватель [ФИО] вместо [ФИО]. Программа занятия сохраняется. По вопросам: [телефон администратора].»

4.2 Шаблон уведомления о переносе

«Добрый день! Занятие [дата, время] в группе [название] переносится на [новая дата, время]. Причина: [кратко]. Приносим извинения за неудобства. По вопросам: [телефон администратора].»

5. Правила переноса занятий

1. Перенос занятия допускается не более 1 раза в месяц для одной группы.
2. Перенос возможен только на ту же неделю или следующую — не позднее 7 календарных дней.
3. Новое время согласовывается с группой: если более 50% учеников не могут присутствовать — занятие отменяется с компенсацией.
4. Систематические переносы (3 и более за квартал по одной группе) — повод для разбора с методистом и руководителем.

6. Компенсации при отмене

Ситуация	Компенсация
Занятие отменено, перенос невозможен	+1 занятие к текущему абонементу
Ученик не смог прийти на перенесённое занятие	+1 занятие к абонементу (по заявлению)
Уведомление менее чем за 2 часа, ученик приехал	+1 занятие к абонементу + письменные извинения
Систематические отмены (3+ за месяц)	Скидка 10% на следующий абонемент

7. Обязанности преподавателя при передаче группы

1. Передать заменяющему преподавателю: тему занятия, план урока, список учеников, текущий прогресс группы.
2. Сделать это не позднее чем за 1 час до занятия (при внеплановой замене — немедленно).
3. После возвращения — получить от заменяющего обратную связь: что пройдено, какие сложности, рекомендации.

8. Ответственные

Действие	Ответственный	Срок
Сообщить о невозможности провести занятие	Преподаватель	Минимум за 3 часа
Найти замену (приоритеты 1-3)	Администратор	30 минут после получения информации
Согласовать замену смежного уровня	Методист	15 минут
Уведомить учеников	Администратор	Не позднее чем за 2 часа до занятия
Передать материалы заменяющему	Преподаватель	За 1 час до занятия
Зафиксировать замену/перенос в CRM	Администратор	В тот же день
Принять решение об отмене и компенсации	Руководитель	В тот же день
Разбор при систематических заменах	Руководитель + методист	В течение 3 дней

9. Контроль и отчётность

1. Администратор ведёт реестр всех замен и переносов в CRM.
2. Ежемесячный отчёт руководителю: количество замен, причины, доля отмен, средний срок уведомления.
3. Целевые показатели: доля успешных замен (приоритеты 1-3) — не менее 85%; уведомление за 2+ часа — не менее 95% случаев.
4. При снижении показателей — разбор причин на еженедельном совещании.

---

Дата: «___» ____________ 20___ г.