Регламент проведения мероприятий в языковой школе и учебном центре — готовый документ: виды мероприятий (день открытых дверей, праздники, мастер-классы, разговорные клубы, выпускные), роли и ответственные, подготовка за четыре недели, бюджет, правила посещения и безопасность, follow-up и отчёт. Заполните реквизиты слева, скопируйте в Google Docs или скачайте Word.

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель [ФИО руководителя]

[Дата]

Регламент проведения мероприятий
в языковой школе

[Название школы], [Город]

1. Общие положения

  1. Настоящий регламент определяет порядок подготовки, проведения и анализа мероприятий в [Название школы].
  2. Мероприятия — инструмент привлечения новых учеников, удержания действующих и формирования сообщества вокруг школы.
  3. Каждое мероприятие имеет измеримую цель: количество участников, новых контактов, заключённых договоров.
  4. Регламент обязателен для всех сотрудников, задействованных в организации.

2. Типы мероприятий

ТипЦельЧастотаЦелевая аудитория
День открытых дверей (ДОД)Привлечение новых учеников, знакомство с школой2-4 раза в год (сентябрь, январь, апрель, июнь)Потенциальные клиенты
ПраздникУдержание, вовлечение, сарафанное радио3-5 раз в год (Halloween, Christmas, Easter и др.)Действующие ученики + их друзья
Мастер-классДемонстрация экспертизы, лидогенерация1 раз в месяцПотенциальные и действующие ученики
ВыпускнойУдержание, мотивация, фото/видео-контент2 раза в год (декабрь, май)Ученики, родители
Родительское мероприятиеДоверие семей, продление абонементов1-2 раза в годРодители учеников

3. Подготовка: таймлайн

3.1 За 4 недели до мероприятия

  1. Определить тип, дату, время, место проведения.
  2. Назначить ответственного организатора.
  3. Утвердить бюджет с руководителем.
  4. Составить программу мероприятия (тайминг по минутам).
  5. Определить целевые показатели: количество участников, новых контактов, продаж.

3.2 За 2 недели до мероприятия

  1. Запустить рекламу: пост в соцсетях, рассылка в мессенджерах, объявление в школе.
  2. Открыть регистрацию (форма на сайте или через администратора).
  3. Заказать расходные материалы: призы, сертификаты, декор, печатные материалы.
  4. Подготовить анкету участника (ФИО, телефон, email — для CRM).
  5. Распределить роли в команде: кто встречает, кто ведёт, кто фотографирует, кто собирает контакты.

3.3 За 3 дня до мероприятия

  1. Финальная проверка: помещение, оборудование (проектор, колонки), материалы.
  2. Отправить напоминание зарегистрированным участникам.
  3. Провести репетицию с командой (15-20 минут): кто что делает, тайминг, запасные варианты.
  4. Подготовить раздаточные материалы: визитки школы, расписание курсов, спецпредложение для участников.

4. Проведение мероприятия

4.1 Чеклист дня мероприятия

  1. За 2 часа: подготовить помещение, расставить стулья, проверить оборудование, разложить материалы.
  2. За 30 минут: команда на местах, финальная проверка, включить музыку (если уместно).
  3. Встреча гостей: каждого встречают по имени, регистрируют, вручают бейдж/программу.
  4. Во время мероприятия: следовать таймингу, фотографировать (минимум 20-30 фото), собирать анкеты.
  5. Завершение: поблагодарить участников, вручить сертификаты/подарки, озвучить спецпредложение, анонсировать следующее мероприятие.

4.2 Сбор контактов

  • Каждый новый участник заполняет анкету: ФИО, телефон, email, возраст ребёнка (для детских курсов), откуда узнал о мероприятии.
  • Контакты вносятся в CRM в тот же день, не позднее вечера.
  • Источник лида — «Мероприятие: [название, дата]».

5. Бюджет

Статья расходаДОДПраздникМастер-классВыпускной
Реклама (таргет, печать)3 000-5 000 ₽1 000-2 000 ₽1 000-3 000 ₽—
Расходные материалы2 000-3 000 ₽3 000-5 000 ₽500-1 000 ₽3 000-5 000 ₽
Призы, подарки1 000-2 000 ₽2 000-3 000 ₽500-1 000 ₽2 000-4 000 ₽
Еда, напитки1 000-2 000 ₽2 000-4 000 ₽500-1 000 ₽3 000-5 000 ₽
Итого7 000-12 000 ₽8 000-14 000 ₽2 500-6 000 ₽8 000-14 000 ₽

Суммы ориентировочные, утверждаются руководителем для каждого мероприятия отдельно.

6. Follow-up после мероприятия

6.1 В течение 24 часов

  1. Опубликовать фотоотчёт в соцсетях школы.
  2. Отправить участникам благодарственное сообщение в мессенджере.
  3. Внести все новые контакты в CRM.

6.2 В течение 3 дней

  1. Отправить спецпредложение участникам, которые не являются учениками (скидка на первый абонемент, бесплатное пробное занятие).
  2. Администратор начинает обзвон новых контактов: цель — записать на пробное занятие.

6.3 В течение 7 дней

  1. Завершить обзвон всех новых контактов.
  2. Повторный звонок тем, кто не ответил с первого раза.
  3. Зафиксировать результат в CRM: записан на пробное / отказ / перезвонить позже.

7. Ответственные

РольОбязанности
РуководительУтверждение бюджета, целей, финального отчёта
Организатор (назначается для каждого мероприятия)Планирование, координация команды, контроль подготовки, программа
АдминистраторРегистрация участников, сбор анкет, внесение в CRM, обзвон
ПреподавательПроведение мастер-классов, открытых уроков, конкурсов
SMM-ответственныйФото/видеосъёмка, публикация контента, анонсы

8. Отчёт по итогам

Организатор составляет отчёт в течение 5 рабочих дней после мероприятия.

ПоказательЦелевое значение
Количество участниковНе менее 70% от зарегистрированных
Новые контакты собраны и внесены в CRM100% участников
Обзвон новых контактов завершёнВ течение 7 дней
Конверсия «участник → пробное занятие» (для ДОД/мастер-классов)30%+
Конверсия «пробное → договор»50%+
Фотоотчёт опубликованВ течение 24 часов
ROI мероприятияДоход от новых договоров > бюджет мероприятия

8.1 Структура отчёта

  1. Тип и дата мероприятия.
  2. Факт vs план: участники, бюджет, новые контакты.
  3. Конверсия: контакты → пробные → договоры.
  4. Что сработало хорошо.
  5. Что улучшить в следующий раз.
  6. Рекомендации для следующего мероприятия.

9. Годовой календарь мероприятий

МесяцМероприятиеТип
СентябрьДень открытых дверей — старт сезонаДОД
ОктябрьHalloween PartyПраздник
НоябрьМастер-класс для взрослыхМастер-класс
ДекабрьНовогодний праздник + мини-выпускнойПраздник + Выпускной
ЯнварьДень открытых дверей — зимний наборДОД
ФевральМастер-класс (Valentine's Day тематика)Мастер-класс
МартМастер-класс для детейМастер-класс
АпрельДень открытых дверей — весенний наборДОД
МайВыпускнойВыпускной
ИюньДень открытых дверей — летние программыДОД

Календарь утверждается руководителем в августе на предстоящий учебный год. Допускается корректировка не позднее чем за 4 недели до мероприятия.

Руководитель

_____________________ / _____________________

(подпись / расшифровка)

С регламентом ознакомлен(а)

_____________________ / _____________________

(подпись / расшифровка)

Дата: «___» ____________ 20___ г.

Зачем языковой школе регламент проведения мероприятий

Мероприятие в учебном центре — день открытых дверей, Halloween, выпускной, разговорный клуб — это одновременно продажи (пробные, продления), удержание (родители видят прогресс) и риск (дети, чужие люди в помещении, фото в соцсетях). Без регламента каждое событие организуется заново и зависит от одного человека. Документ выше фиксирует роли, сроки подготовки за четыре недели, бюджет, правила посещения, безопасность и отчёт после — то, что в общеобразовательной школе закрывают «положением о порядке посещения мероприятий», а в частном центре обычно не оформлено вовсе.

Правила посещения мероприятий для учеников и родителей

Раздел о правилах посещения стоит вынести отдельной памяткой: кто отвечает за ребёнка на мероприятии (преподаватель группы, а не «дежурный»), когда родитель обязан присутствовать, как организован приход и уход, что запрещено. Для внешних гостей на дне открытых дверей — журнал регистрации и ответственный администратор. Фото и видео с мероприятия — только при наличии согласия родителя на обработку данных и публикацию изображения; это самый частый пробел в регламентах учебных центров.

Как связать регламент с календарём и результатом

  • Годовой календарь. Мероприятия планируются на год вперёд, под сезоны продаж — календарь мероприятий школы.
  • Цель в цифрах. У каждого события — одна метрика: записи на пробные, продления, NPS родителей; как ДОД даёт 50 абонементов за день.
  • Отчёт после. Раздел «follow-up» регламента — обзвон и рассылка в течение 48 часов; без него мероприятие остаётся праздником, а не инструментом.
  • Выпускные — отдельный сценарий с сертификатами и переводом на следующий уровень: организация выпускных.

Автоматизируйте процессы языковой школы

BigBen CRM помогает внедрять регламенты: автоматические задачи, контроль KPI, уведомления.

Попробовать бесплатно
День открытых дверей: 50 абонементов за 1 день Календарь мероприятий языковой школы Организация выпускных в языковой школе