Обязанности руководителя языковой школы:
чеклист самоаудита
[Название школы], [Город]
Дата проверки: «___» ____________ 20___ г.
Этот чеклист — инструмент самопроверки для руководителя или владельца языковой школы. Пройдите по каждому пункту честно: отмечайте «Да» или «Нет». Цель — не оценка извне, а объективный взгляд на собственную работу. Итоговая таблица в конце покажет, какие зоны требуют внимания в первую очередь.
1. Стратегия и планирование
| № | Что проверить | Да | Нет |
|---|---|---|---|
| 1.1 | У школы есть годовой план с конкретными целями по выручке, количеству учеников и филиалам | ☐ | ☐ |
| 1.2 | Сформулировано позиционирование: чем школа отличается от конкурентов в городе (методика, формат, аудитория) | ☐ | ☐ |
| 1.3 | Есть бюджет на год с разбивкой по месяцам: доходы, расходы, точка безубыточности | ☐ | ☐ |
| 1.4 | Определены ключевые показатели (KPI) школы, и вы знаете их текущие значения | ☐ | ☐ |
| 1.5 | Раз в квартал проводится стратегическая сессия: анализ итогов, корректировка плана | ☐ | ☐ |
| 1.6 | Вы знаете, сколько учеников нужно набрать в следующем месяце, чтобы выполнить план | ☐ | ☐ |
2. Финансы
| № | Что проверить | Да | Нет |
|---|---|---|---|
| 2.1 | Вы знаете ежемесячную выручку школы и её динамику за последние 6 месяцев | ☐ | ☐ |
| 2.2 | Контролируете рентабельность: доля ФОТ, аренды и маркетинга в выручке | ☐ | ☐ |
| 2.3 | Задолженности учеников отслеживаются еженедельно, просрочка не превышает 10% от базы | ☐ | ☐ |
| 2.4 | Есть финансовая подушка — резерв на 2-3 месяца операционных расходов | ☐ | ☐ |
| 2.5 | Зарплатный фонд не превышает 40% от выручки (норма для языковой школы — 30-40%) | ☐ | ☐ |
| 2.6 | Стоимость привлечения ученика (CAC) посчитана и не превышает 2-месячный абонемент | ☐ | ☐ |
3. Команда
| № | Что проверить | Да | Нет |
|---|---|---|---|
| 3.1 | Для каждой должности есть должностная инструкция с конкретными обязанностями и KPI | ☐ | ☐ |
| 3.2 | Новый сотрудник проходит адаптацию по чеклисту: первая неделя расписана по дням | ☐ | ☐ |
| 3.3 | Раз в месяц проводите индивидуальную обратную связь каждому преподавателю (не только по жалобам) | ☐ | ☐ |
| 3.4 | KPI преподавателей зафиксированы: посещаемость групп, NPS учеников, % продлений | ☐ | ☐ |
| 3.5 | Есть понятная система мотивации: фикс + бонус за результат (не только за часы) | ☐ | ☐ |
| 3.6 | Увольнение/расставание с сотрудником проходит по процедуре: обратная связь → план улучшения → финальное решение | ☐ | ☐ |
4. Маркетинг и набор учеников
| № | Что проверить | Да | Нет |
|---|---|---|---|
| 4.1 | Есть план набора по месяцам с учётом сезонности (сентябрь, январь — пики) | ☐ | ☐ |
| 4.2 | Знаете конверсию воронки: заявка → пробное → договор (и отслеживаете динамику) | ☐ | ☐ |
| 4.3 | Используете минимум 3 канала привлечения (не только сарафан): соцсети, контекст, партнёрства, мероприятия | ☐ | ☐ |
| 4.4 | Входящие заявки обрабатываются в течение 15 минут (есть ответственный и регламент) | ☐ | ☐ |
| 4.5 | Проводите сезонные кампании: летний лагерь, предновогодний марафон, День открытых дверей (минимум 4 в год) | ☐ | ☐ |
| 4.6 | Отзывы собираются системно: после пробного, после первого месяца, после полугода | ☐ | ☐ |
5. Качество обучения
| № | Что проверить | Да | Нет |
|---|---|---|---|
| 5.1 | Посещаете уроки преподавателей с обратной связью минимум 1 раз в квартал | ☐ | ☐ |
| 5.2 | Учебные программы зафиксированы: для каждого уровня есть описание, цели, длительность | ☐ | ☐ |
| 5.3 | NPS учеников (или родителей) замеряется минимум 2 раза в год и превышает 50 | ☐ | ☐ |
| 5.4 | Есть система аттестации: промежуточные и итоговые тестирования, фиксация прогресса | ☐ | ☐ |
| 5.5 | Процент продления абонементов выше 70% (отслеживается ежемесячно по группам) | ☐ | ☐ |
| 5.6 | Работает обратная связь от учеников: жалобы фиксируются, разбираются, по ним принимаются меры | ☐ | ☐ |
6. Операционное управление
| № | Что проверить | Да | Нет |
|---|---|---|---|
| 6.1 | Расписание составляется на месяц вперёд и доступно преподавателям, ученикам и родителям | ☐ | ☐ |
| 6.2 | Используется CRM-система: заявки, ученики, оплаты, задачи — в одном месте, не в тетрадке | ☐ | ☐ |
| 6.3 | Есть еженедельный отчёт с ключевыми цифрами: выручка, новые, ушедшие, посещаемость, задолженности | ☐ | ☐ |
| 6.4 | Мероприятия (открытые уроки, праздники, мастер-классы) проводятся минимум 1 раз в месяц | ☐ | ☐ |
| 6.5 | Замены преподавателей организованы: есть резерв, процедура, ученик не остаётся без урока | ☐ | ☐ |
| 6.6 | Документооборот в порядке: договоры, согласия на обработку данных, акты — подписаны и хранятся | ☐ | ☐ |
7. Развитие школы
| № | Что проверить | Да | Нет |
|---|---|---|---|
| 7.1 | За последний год запустили хотя бы одно новое направление или формат (онлайн, разговорный клуб, подготовка к экзаменам) | ☐ | ☐ |
| 7.2 | Есть план масштабирования: открытие филиала, франшиза, онлайн-направление — или осознанное решение не масштабировать | ☐ | ☐ |
| 7.3 | Автоматизация рутины: напоминания об оплате, отметка посещаемости, рассылки — не делаются вручную | ☐ | ☐ |
| 7.4 | Вы обучаетесь как руководитель: конференции, курсы, обмен опытом с коллегами (минимум 2 раза в год) | ☐ | ☐ |
| 7.5 | Конкурентный анализ проводится: знаете цены, программы и фишки 3-5 ближайших конкурентов | ☐ | ☐ |
| 7.6 | Школа может работать без вас 2 недели: процессы описаны, ответственные назначены, решения принимаются | ☐ | ☐ |
Результат самоаудита
Подсчитайте количество ответов «Да» по каждому блоку и в целом.
| Блок | Всего пунктов | Отмечено «Да» |
|---|---|---|
| 1. Стратегия и планирование | 6 | ___ из 6 |
| 2. Финансы | 6 | ___ из 6 |
| 3. Команда | 6 | ___ из 6 |
| 4. Маркетинг и набор | 6 | ___ из 6 |
| 5. Качество обучения | 6 | ___ из 6 |
| 6. Операционное управление | 6 | ___ из 6 |
| 7. Развитие школы | 6 | ___ из 6 |
| ИТОГО | 42 | ___ из 42 |
Интерпретация результатов
| Результат | Уровень | Что это значит |
|---|---|---|
| 36-42 (86-100%) | Системный руководитель | Школа управляется осознанно. Процессы выстроены, показатели отслеживаются. Фокус — на развитии и масштабировании. |
| 25-35 (60-85%) | Растущий руководитель | Основа есть, но отдельные зоны провисают. Посмотрите, какие блоки набрали меньше 4 из 6 — начните с них. |
| 15-24 (36-59%) | Ручное управление | Школа держится на вашей энергии и интуиции. Риск выгорания высокий. Приоритет — выстроить систему в 2-3 ключевых зонах. |
| 0-14 (до 35%) | Критическая зона | Управление хаотичное. Начните с финансов (блок 2) и команды (блок 3) — это фундамент, без которого остальное не работает. |
Как использовать результаты
- Определите 2 самых слабых блока — те, где меньше всего «Да».
- Выберите по 2 пункта из каждого слабого блока, которые можно закрыть в ближайший месяц.
- Назначьте дату повторного аудита — через 3 месяца. Запишите: «___» ____________ 20___ г.
- Делегируйте — если в блоке 7 пункт 7.6 не отмечен, это сигнал: вы делаете слишком много руками.
Рекомендуемая частота самоаудита: 1 раз в квартал. Сохраните результаты, чтобы отслеживать динамику.
Автоматизируйте процессы языковой школы
BigBen CRM помогает внедрять регламенты: автоматические задачи, контроль KPI, уведомления.
Попробовать бесплатно