Чеклист закрытия школы
на каникулы
[Название школы]
Каникулы — не просто «закрыть дверь и уйти». Правильное закрытие минимизирует потери учеников: по статистике, 10-15% не возвращаются после каникул, если с ними не работать. Этот чеклист поможет закрыть школу грамотно и подготовить быстрое открытие.
1. Уведомление клиентов (за 3-4 недели)
| № | Пункт | Ответственный | Срок | ✓ |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Определить и утвердить даты каникул: последний день занятий, первый день после | ☐ | ||
| 1.2 | Отправить уведомление всем клиентам: мессенджер + СМС / email + объявление в школе | ☐ | ||
| 1.3 | Обновить информацию на сайте: режим работы, дата возобновления занятий | ☐ | ||
| 1.4 | Разместить объявление о каникулах на стенде в школе | ☐ | ||
| 1.5 | Предложить альтернативу: онлайн-занятия, летняя площадка, интенсив до каникул | ☐ |
2. Финансы и задолженности (за 2 недели)
| № | Пункт | Ответственный | Срок | ✓ |
|---|---|---|---|---|
| 2.1 | Провести сверку задолженностей: выгрузить из CRM список должников | ☐ | ||
| 2.2 | Обзвонить должников: закрыть все задолженности до начала каникул | ☐ | ||
| 2.3 | Пересчитать остатки абонементов: у кого сколько занятий осталось | ☐ | ||
| 2.4 | Закрыть кассу: пересчитать наличные, сдать инкассацию, закрыть смену на ККТ | ☐ | ||
| 2.5 | Оплатить аренду, коммунальные, интернет, охрану на период каникул | ☐ | ||
| 2.6 | Рассчитать зарплаты сотрудников за последний рабочий период | ☐ |
3. Работа с базой (удержание)
| № | Пункт | Ответственный | Срок | ✓ |
|---|---|---|---|---|
| 3.1 | Собрать предварительную запись на следующий период: «подтвердите — вас ждём 1 сентября» | ☐ | ||
| 3.2 | Предложить ранее бронирование со скидкой: предоплата до ___ = скидка ___ | ☐ | ||
| 3.3 | Запланировать контакт в середине каникул: открытка, полезный контент, напоминание | ☐ | ||
| 3.4 | Собрать обратную связь по итогам учебного периода (анкета или звонок) | ☐ |
4. Инвентаризация и уборка
| № | Пункт | Ответственный | Срок | ✓ |
|---|---|---|---|---|
| 4.1 | Провести инвентаризацию учебных материалов: пособия, расходники, канцелярия | ☐ | ||
| 4.2 | Составить список для закупки к открытию: что закончилось, что нужно обновить | ☐ | ||
| 4.3 | Провести генеральную уборку всех помещений | ☐ | ||
| 4.4 | Проверить состояние мебели и оборудования: что сломано, что нужно починить / заменить | ☐ | ||
| 4.5 | Отключить ненужное оборудование от сети (экономия электричества, безопасность) | ☐ |
5. Безопасность помещения
| № | Пункт | Ответственный | Срок | ✓ |
|---|---|---|---|---|
| 5.1 | Проверить работу охранной сигнализации (если есть) | ☐ | ||
| 5.2 | Перекрыть воду (если помещение не будет использоваться) | ☐ | ||
| 5.3 | Закрыть все окна, проверить замки на дверях | ☐ | ||
| 5.4 | Определить ответственного за ключи и экстренный доступ на период каникул | ☐ | ||
| 5.5 | Уведомить арендодателя / управляющую компанию о каникулярном периоде | ☐ |
6. Персонал
| № | Пункт | Ответственный | Срок | ✓ |
|---|---|---|---|---|
| 6.1 | Согласовать графики отпусков с преподавателями и администраторами | ☐ | ||
| 6.2 | Определить, кто остаётся на связи (дежурный для срочных вопросов от клиентов) | ☐ | ||
| 6.3 | Провести итоговое собрание команды: результаты периода, планы на следующий | ☐ | ||
| 6.4 | Назначить дату выхода команды до открытия (подготовительный день) | ☐ |
7. План открытия после каникул
| № | Пункт | Ответственный | Срок | ✓ |
|---|---|---|---|---|
| 7.1 | За неделю до открытия: отправить напоминание всем клиентам — дата, расписание | ☐ | ||
| 7.2 | За 2-3 дня: подготовительный день — уборка, включение оборудования, проверка систем | ☐ | ||
| 7.3 | Обновить расписание в CRM и на сайте | ☐ | ||
| 7.4 | Обзвонить всех, кто подтверждал запись — убедиться, что приходят | ☐ | ||
| 7.5 | Обзвонить тех, кто не подтвердил — выяснить статус, предложить вернуться | ☐ | ||
| 7.6 | Запустить рекламу набора на свободные места | ☐ | ||
| 7.7 | В первый день — встретить учеников лично, создать атмосферу возвращения | ☐ |
Итог
| Блок | Пунктов | Выполнено |
|---|---|---|
| 1. Уведомление клиентов | 5 | ___ из 5 |
| 2. Финансы и задолженности | 6 | ___ из 6 |
| 3. Работа с базой | 4 | ___ из 4 |
| 4. Инвентаризация и уборка | 5 | ___ из 5 |
| 5. Безопасность | 5 | ___ из 5 |
| 6. Персонал | 4 | ___ из 4 |
| 7. План открытия | 7 | ___ из 7 |
| ИТОГО | 36 | ___ из 36 |
Начинайте закрытие за 3-4 недели до каникул. Главный показатель успеха — процент учеников, вернувшихся после каникул (целевой — 85%+).
Автоматизируйте процессы языковой школы
BigBen CRM помогает внедрять регламенты: автоматические задачи, контроль KPI, уведомления.
Попробовать бесплатно